Não planeje apenas o projeto, planeje também a mudança
- 12 de dez. de 2016
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Há inúmeros pontos a serem pensados no processo de planejamento de um projeto, como os entregáveis, cronograma, custos etc., mas quero dar outra abordagem, ou melhor, quero ampliar a abordagem que as metodologias dão para a gestão de projetos.
O planejamento de um projeto deveria começar olhando para seu final, isto é, fazer uma projeção para “vermos” como o produto que o projeto produzirá, estará em funcionamento.
Ao projetarmos o futuro, poderemos realmente ver se todos os itens envolvidos estão preparados para receber e operar a mudança que o projeto introduzirá, como infraestrutura, tecnologia, conhecimento e atitude dos usuários, gestão sobre os novos resultados e o que fazer com o antigo legado.
A Gestão da Mudança (GM) é um elemento fundamental para planejamento do projeto, pois antecipa o que precisa ser feito para que a implantação tenha sucesso. Reforço, a implantação tenha êxito e não apenas a entrega do projeto.
A GM tem sua disciplina bem definida nas metodologias de gestão de projetos, como o PMBoK na sua 5a edição trouxe um capítulo para tratar dos stakeholders sob essa ótica. Não é dessa GM que falamos, aqui destacamos a consequência da GM no planejamento e na implantação dos projetos.
Temos cada vez mais a presença das metodologias ágeis, que reforçam uma maneira de saldarmos a constante dívida que as equipes de projetos tem, que são as entregas (no prazo, na qualidade e no orçamento). Esse artigo não sugere nada diferente desse grande mérito que as metodologias ágeis conseguiram produzir, apenas traz uma ampliação do conceito entrega X implantação, que toda metodologia de projetos deveria contemplar.
Uma técnica para a Gestão de Mudanças, em situações onde a transformação que o projeto causará será grande e impactante, é a 7 Passos para a Mudança. Uma técnica cuidadosa e prática, que observa todos os pontos que precisam de atenção, vamos a ela:
WHY CHANGE – Entendimento da Necessidade da Mudança
WHERE NOW – Análise da Situação Atual
WHERE WANT – Estabelecimento de Direção para a Mudança
WHAT NEED – Criação da Infraestrutura para a Mudança
HOW THERE – Definição de Iniciativas de Mudanças e Melhorias
HOW IMPLEMENT – Detalhamento e Implementação das Mudanças e Melhorias
FULFILL OBJECTIVES – Revisão dos Resultados.
Percebam que os itens 4, 5 e 6 abrem novos projetos dentro do projeto maior. Esses itens indicam as iniciativas que deverão ser desenvolvidas em paralelo ao projeto principal, são subprojetos que criarão as condições para que o grande projeto “aterrisse” bem e no local certo.
Utilizar a GM com a técnica dos 7 Passos para a Mudança durante o planejamento do projeto, é cumprir o que todo ato de planejar pretende fazer: a partir do hoje olhar o futuro. Ela garante maior assertividade sem onerar custos ou prazos (ao contrário), nem torna a gestão mais complexa, o que ela busca é minimizar os imprevistos tão comuns na implantação, e permitir que os projetos realmente tragam as mudanças prometidas.
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